La perfección no llega cuando no hay más que añadir, sino cuando no hay más que quitar.

– Antoine de Saint-Exupéry

La cultura que nos rodea nos estimula a gastar, consumir, producir, trabajar más horas, en definitiva: a hacer más, a la acción indiscriminada. Yo he sido educado en ese entorno pero finalmente con el paso de los años y con las tres fuentes de las que aprendo -personas, situaciones, libros- he decidido que me niego a ello. A día de hoy para mi lo único que importa no es hacer más, sino conseguir más. Este es el objetivo de este artículo. En él presento varios “trucos” cuya aplicación diaria no solo permiten ganarle horas al día para invertirlo en lo que quieras, sino que todo aquello que te propongas lo harás con mucha más efectividad y consiguiendo más resultados. Dispondrás además de mayor bienestar y felicidad ya que serás más dueño de tu tiempo para invertirlo en lo verdaderamente importante para ti.

La inspiración de todo esto llega de un libro que leí hace unos 10 años y que me marcó dejando huella, fue “La semana laboral de 4 horas”, de Tim Ferriss. Una nueva forma de trabajar, de crear, de gestionar y de tener un nuevo estilo de vida. Es una inspiración para un trabajo más gratificante y creativo y para tener un balance trabajo/vida mucho más positivo. Si, una gran parte del libro suena irreal, pero si te quedas con un 20% de él sacarás mucho jugo. Al fin y al cabo, sacar ese 20% importante de las cosas es justo de lo que busco con este artículo.

Hechos de partida

Hechos para considerar de partida

  1. Una tarea que requiere mucho tiempo no la convierte en importante
  2. Hacer muy bien una tarea poco importante no la convierte en importante.
  3. Lo que haces es mil veces más importante que cómo lo haces.
  4. Puedes ser muy eficiente, pero es inútil salvo que lo apliques para las cosas correctas.
  5. “Trabajar más horas y más duro es lo que te va a hacer triunfar” > Incorrecto. Es el enfoque y uso de esas horas lo que acerca al éxito -y probablemente de muchas menos de esas horas-
  6. “Es la atención al detalle lo que hace que realices una tarea con mejores resultados” > Incorrecto. Enfocarnos al detalle puede hacer perder totalmente el enfoque y únicamente debe ser utilizado en ciertas tareas, como veremos a continuación.

Ya ahora bien…

¿Cómo seleccionamos precisamente las cosas correctas entre la maraña diaria de obligaciones, requerimientos, jefes, reuniones, familia, pareja…?

Lo curioso es que muchas veces sabemos lo que tenemos que hacer, pero nos perdemos entre listas de obligaciones y exigencias. Nuestro mundo no cesa de bombardearnos con información y “obligaciones” a las que debemos responder porque prometen una gratificación inmediata aparente.

Aquí llega la primera forma de elegir aquello que merece la pena.

Claridad y enfoque

Todos sin excepción en algún momento perdemos el norte y vagamos a la deriva. Suele llegar como consecuencia de algo puntual que ha sucedido, o bien puede acercarse sin hacer ruido hasta que en un momento nos preguntamos qué ha ocurrido.

Soñar de noche es escapar a tu vida. Soñar de día es hacer que ella ocurra.

– Stephen Richards

Trucos para la gestión del tiempo y enfoque

La ley de Pareto o la regla 80/20

La primera vez que escuché hablar de Pareto y su teoría fue cuando trabaja de becario en una empresa de Madrid. Estaba en el departamento de planificación de una empresa de mantenimiento de aviones y mi jefe necesitaba contratar un seguro para todo el inventario almacenado. Había varios miles de piezas en la lista y todo ello debía ser procesado uno a uno y asegurado en un máximo de dos días. Era imposible, sería necesario hacerlo en una semana al menos.

La Ley de Pareto, o la Distribución de Pareto, o la Regla 80/20 se inventó hace más de 100 años y con ella demostró matemáticamente que únicamente el 20% de la población posee el 80% de la riqueza del mundo. Esta teoría se convirtió en algo mucho más importante cuando se demostró su utilidad al aplicarlo a cualquier otro campo del conocimiento… o de la vida en general.

Se puede resumir en que el 80% de los resultados provienen de únicamente un 20% de acciones de partida.

También se puede reformular el principio para darle cabida en cualquier contexto:

  • El 80% de las consecuencias provienen de un 20% de causas
  • El 80% de los resultados provienen de un 20% de esfuerzo y tiempo
  • El 80% de los beneficios de la empresa provienen de un 20% de productos y clientes
  • El 80% del las ganancias del valor de mercado provienen de un 20% de los inversores y un 20% de portfolios individuales

La lista se puede hacer enorme, aplícala a cuantos temas quieras y te asombrarás de su efectividad.

El ratio se puede hacer distinto, en lugar de 80/20 a veces es 90/10, 95/5, 99/1, pero para que sea efectivo hay que buscar un mínimo de 80/20.

Y por extensión, se puede aplicar también a la vida y a otros aspectos nada materiales.

Te asombrarás de los resultados cuando lo apliques a tu vida personal:

¿Cuales son el 20% de motivos que causan el 80% de mis problemas e infelicidad?

¿Cuales son el 20% de motivos que me producen el 80% de mi felicidad?

Cuando uno se siente sobrepasado por las obligaciones y tareas es el momento de escribir esta lista y aplicar Pareto. Buscar el 20% de las fuentes que producen ese 80% de los resultados, y enfocarnos únicamente en ello.

Dame seis horas para cortar un árbol, y pasaré las cuatro primeras afilando el hacha.

– Abraham Lincoln

El objetivo es encontrar nuestros puntos flacos, ineficiencias, todo aquello que sobra y eliminarlo de raíz. Ese proceso de eliminar requiere un análisis, y mientras lo hagas conseguirás además identificar aquellos puntos importantes sobre los que debes aplicar todos los esfuerzos. Así pues se trata de analizar, eliminar e identificar.

Si llevas este principio al extremo en toda tu vida, cambiarás radicalmente tu estilo de vida y tu trabajo. Debes ser tu mismo al hacerlo, nadie salvo tu puede saber qué ramas del árbol debes podar.

Ser tu mismo en un mundo que está tratando constantemente que seas otra cosa, es el mayor de los logros.

– Ralph Waldo Emerson

Te encontrarás con una peculiar y difícil situación cuando ya hayas identificado aquello que deseas eliminar y debas realmente hacerlo. Asume que podrá ser emocionalmente complicado y te costará, pero los resultados será enormes.

Yo lo aplico a multitud de temas: personales, de trabajo, emocionales, etc.

Por ejemplo durante mi vida trabajando en un cubículo descubrí que mis días encogían, me sentía cansado y sin energía y con muy poco tiempo de disfrutar ya que al día le quedaban unas pocas horas cuando finalmente llegaba a casa. Apliqué la regla 80/20 e identifiqué varias actividades que me impedían recargarme y sentirme bien cuando llegaba a casa. El objetivo aquí era eliminar para ganar.

  • Decidí eliminar del todo la televisión. Llevo más de 10 años practicando esta decisión y sin duda es una de las más increíbles que puede aplicar una persona para recuperar tiempo para uno mismo y la familia, y proteger la mente de basura. Eso si, no me privo de seleccionar series y películas una-a-una y viéndolas donde quiera. Lo mismo con las noticias. Esto no tiene nada que ver con desconectarte del mundo, sino más bien con conectarte con aquello que solo tu eliges.
  • Evitar navegar libremente en internet y en lugar de ello crear una carpeta de webs interesantes a las que tener acceso.
  • Preparar tres comidas a la vez de forma que las tuviera lista para la siguiente ocasión.

La lista contenía unos 20 elementos, pero estos tres que acabo de citar corresponden a un Pareto 95/5: ese 5% de actividades corresponden al 95% de mi tiempo libre en casa cuando llegaba del trabajo. Liberarme de ellas por tanto equivaldría a recuperar el 95% de mi tiempo libre. Y así fue. Radical. Funciona.

Si quieres cambiar tu estilo de vida requiere una acción, y tu entorno te va a condicionar más que nada. Incluso tu familia, esposa, hijos, etc. Pero es posible, está en tu mano.

En mi trabajo actual hago lo mismo. Soy responsable de ventas de unos 20 países y tengo cientos de clientes -y posibles clientes- mi equipo de ventas es muy pequeño, sin embargo debo hacer resultados de decenas de millones de dólares al año. ¿Cómo lo hago? Aplico la regla 80/10.

Salvo que mi empresa me diga lo contrario, el dinero que llega no tiene color, y los esfuerzos que invierto deben estar dirigidos a aquello que produce los mayores resultados. Utilizo una segmentación del mercado en tres tipos de canales: Grandes proyectos, mercado residencial, mercado comercial. Como mi empresa me pide resultados en cada uno de los tres, aplico Pareto a cada uno de ellos.

En una nueva región de ventas no se puede usar la varita mágica y saber de antemano cuales son los clientes que darán mayores ventas. Hay que pasar un año conociendo el mercado y tratando de desarrollar la lista completa. Pero el segundo año ya se puede aplicar Pareto cuando los clientes son conocidos y su comportamiento es predecible.

¿Inconvenientes? Puede ocurrir que tus resultados sean tan altos que tu jefe no te quiera dar más recursos, cuando otros equipos hacen menos pero tienen más gente a su cargo que tu. A mi me ha ocurrido, y para ellos tengo un aura de efectivo pero lo único que hago es eliminar, ser selectivo. Seguramente mis jefes creen que hago mil horas, visito miles de clientes o hago algo especialmente mejor que los demás. Están equivocados.

Estamos rodeados de la maldita cultura de aparentar, pero hay que borrar totalmente la costumbre dañina de hacer más horas de trabajo. Lo único que cuenta es conseguir más resultados. ¿No es realmente esto lo que debería querer una empresa?

Estar ocupado es una forma de vagancia, dejar que la mente vague pensando y actuando de forma indiscriminada. Tim Ferriss.

Sentirte con más actividad de la que puedes hacer es igual de improductivo que no hacer nada, y mucho más desagradable.

Sé selectivo. Hacer menos y eliminar es el verdadero camino a ser productivo. La clave es enfocarse en las pocas cosas importantes e ignorar el resto. Pareto es la clave para aplicar constantemente.

La falta de tiempo es simplemente una falta de prioridades. Tim Ferriss.

La ley de Parkinson

Si te esperas hasta el último minuto, ya solo te queda un minuto para hacerlo.

– Cyril Nothcote Parkinson

No es nuestra culpa estar acostumbrados a rellenar el tiempo y aparentar -salvo que tengas comisión por tus resultados-. Toda la cultura que nos rodea acepta como normal en un día de trabajo estándar como aquel en el que estamos sentados en un cubículo de 9am a 5pm… o aún más. Durante esas horas hay una parte de trabajo de verdad y otra en la que debes crear actividades para rellenar ese tiempo. Rellenar y aparentar.

Yo he tenido que hacerlo durante años. La peor consecuencia de estar así es una bajada de autoestima y de malestar general. Implica llegar a casa y estar vacío de energía y de motivación. Ese bajo estado de ánimo e insatisfacción también afecta a nuestras relaciones con otras personas y a nuestro entorno.

Así es, no debemos cambiar por nosotros, sino por nuestro entorno, por los demás. ¿No es suficiente motivación tenerla por partida doble? El estilo de vida que tenemos es la suma de muchas variables -todas ellas personales, con el peso que cada uno le queremos dar- y globalmente definen como nos sentimos en nuestro interior y hacia afuera. ¿Cómo defines tu estilo de vida?

Si tuviera que definir en una escala el grado de satisfacción de estilo de vida que tengo, aplicaría este baremo:

100% de satisfacción. Aquel estilo de vida en el que gano dinero haciendo algo que me gusta -incluso relativamente- y dispongo de tiempo y movilidad para trabajar donde quiera. También tengo la opción de invertir ese dinero en lo que quiera. En este estilo de vida tengo ingresos que siguen entrando en forma automática a través de internet u otros medios. Puedo ganar dinero trabajando activamente o cosechando de inversiones del pasado de las que no necesito ocuparme. Dispongo de tiempo para mis aficiones, mi familia, amigos y para lo que de verdad me hace feliz.

0% de satisfacción: Es un estilo de vida en el que trabajo en algo que no me gusta, no tengo ninguna movilidad para hacerlo en otros lugares ni desplazarme a otros países. Estoy atrapado en un horario fijo. No dispongo de libertad para invertirlo en lo que quiera porque estoy atrapado en deudas, hipotecas y obligaciones que debo satisfacer antes de invertir en lo que de verdad me gustaría.

He estado viviendo en el 0% durante años, seguramente demasiados.

En este momento el nivel de satisfacción personal del estilo de vida que tengo es de un 50%. Hoy en día ya no trabajo en un cubículo dentro de una oficina y soy más dueño de mi tiempo, pero igualmente debo responder a otros y vivir en un ambiente corporativo. Soy responsable de ventas y tengo la fortuna de gestionar mi tiempo de forma eficiente sin hacer el “paripé” de aparentar rellenarlo de actividades inútiles -al menos cuando no estoy en reuniones corporativas-. Eso seguirá siendo así mientras no esté obligado/decida estar en una oficina como tal. Puedo viajar y elegir donde voy. No tengo jefe encima de mi a todas horas, pero debo responder con resultados. Y son altos. Tampoco tengo deudas excesivas y puedo disponer de dinero para viajar y comprar cacharros que me gustan -el nuevo iPad o cualquiera de esas cosas tecnológicas que nos gustan a los hombres :-) – Pero no soy libre en mi tiempo y estoy atado a las exigencias de una corporación. Vendo mi tiempo y esfuerzo a una empresa a cambio de resultados que no son para mi, y además ha sido necesario dejar mi país -lo siento Panamá, echo de menos España-

El principio de Parkinson se puede introducir de esta forma: Tenemos 8 horas que rellenar, y rellenamos 8 horas. Si disponemos de 15 horas, trataríamos de llenar las 15. Cuando tenemos una emergencia y solo nos quedan 2 horas para cumplir el momento de entrega, mágicamente completamos la tarea en esas dos horas.

Frodo: Ojalá todo esto no hubiera tenido que suceder en mi tiempo.

Gandalf: Estoy de acuerdo con eso, e igual opina cualquiera que haya tenido que vivir en este tiempo. Pero no son ellos los que deben decidir. Lo único que podemos decidir es qué hacer con el tiempo que se nos ha otorgado.

– J.R.R. Tolkien, La Comunidad del Anillo

La ley de Parkinson dice que una tarea se hincha en importancia (percibida) y en complejidad en relación al tiempo que le asignamos para su consecución.

Si asignas 24 horas para cumplir un proyecto, el tiempo limitado te va a presionar para que consigas el resultado y no tienes más remedio que concentrarte en lo meramente esencial.

Si asignas una semana a la misma tarea, tu cabeza vagará rellenando en detalles y magnificando la importancia de lo que tienes que hacer.

Y si le das un mes… la voz de tu cabeza puede llegar a crear un monstruo!

Asignar una fecha de finalización más corta la mejor forma de enfocarte en lo importante y conseguir mejores resultados.

De todo esto llega una genial conclusión, dos trucos que se complementan uno con el otro:

  1. Limita las tareas a lo importante siguiendo la Ley de Pareto. Limpia y enfoca
  2. Acorta el tiempo de esas taras siguiendo la Ley de Parkinson. Intensifica el esfuerzo

Cuando no hemos hecho el análisis previo de las tareas, es decir si no hemos desmenuzado todo en trozos digeribles y asignado su importancia, entonces muchas cosas que deberían ser triviales se convierten en importantes. Nos perderemos sin duda en tareas que no aportan igual valor y los resultados finales serán peores.

Incluso si ya has aplicado la regla 80/20, si no acortas el tiempo a cada tarea te perderás en enfoque y estarás forzado a invertir más de lo necesario. Es preciso aplicar ambas reglas y en ese orden.

Pregúntate durante el día:

“Estoy siendo productivo o simplemente activo?

“Estoy inventando cosas únicamente para desviarme de lo verdaderamente importante?

La clave para tener más tiempo es hacer menos y enfocarse más. Esto se consigue de dos formas:

  1. Hacer una lista de lo que Debo Hacer
  2. Hacer una lista de lo que No Debo Hacer

Y por supuesto haz el 80/20 de cada una de ellas. Cortarás de raíz lo sobrante y te enfocarás amplificando tu rendimiento.

Aplicado a la vida, esto se convierte en dos cuestiones básicas:

  1. Cuales son el 20% de las fuentes que me crean el 80% de mis problemas e infelicidad. Para mi es sorprendente: aquí Pareto se convierte en un 95/5 y la palma de oro se la llevan 1-el ego y 2-depender de lo que piensan los demás.
  2. Cuales son el 20% de las fuentes que me crean el 80% de mi bienestar y felicidad.

Si fallas en prepararte, te prepararás para fallar.

– Benjamin Franklin

Un truco muy útil: ya que pasamos el 90% del tiempo de trabajo delante de un ordenador -y es con él con quien perdemos mas el tiempo- , aquí tienes la web EggTimer que simplemente tienes que pegar en el navegador y tendrás una alarma que sonará en el momento que quieras, por ejemplo si quieres dedicar únicamente 30 minutos en esa presentación en Powerpoint simplemente escribe http://e.ggtimer.com/30minutes . ¿Simple? si, por eso funciona. Yo la tengo en favoritos.

Conclusión

El objetivo es liberar tiempo para invertirlo en lo importante. Y para mi lo importante es mi familia, mis aficiones, aquellas pequeñas cosas que me hacen feliz. Por ejemplo escribir en esta web para compartir contigo.

Prueba a aplicar estos principios y cuéntame tus resultados. Te sorprenderás.