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matriz de decision de eisenhower

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Una vez a la semana me paro a pensar y hago una revisión semanal de mi trabajo y de mi vida. No es una fecha rígida ni nada por el estilo, de hecho utilizo mis morning pages para dejar salir lo que ha ocurrido y he realizado en la semana. Un día al menos lo guardo para revisar y hacer balance.

A veces es tan frustrante lo que me encuentro que dan ganas de no volver a escribir. Pero sé que esa es una de las pocas actividades que impacta positivamente en cómo me enfrento a la realidad. El caso es que de todas las cosas que salen a la luz, me doy cuenta que paso una gran parte del tiempo “gestionando crisis”.

Llamo “crisis” a aquellas cosas más o menos importantes que van surgiendo y que inmediatamente me pongo con ellas a costa de dejar de lado muchas otras.

Y así pasan los días, la vida transcurre mientras hago otros planes. Me doy cuenta que la mayor parte de mis actividades no aportan nada a mi vida, ni a ser más feliz, ni a las metas que me gustaría conseguir.

Me he convertido en un bombero apagando fuegos y haciéndome más bueno en resolver problemas de otros. Debo ser un lujo para la empresa en la que trabajo. Pero no es bueno para mi ni para mi vida.

Las cuatro fuentes de energía las agoto con rapidez, es complicado controlarlas cuando ni siguiera dispongo de un método para priorizar con respecto a lo que de verdad me importa. Trabajo a veces más para las prioridades de otros que para las mías.

Al final del día me siento agotado. Sé que he trabajado, y mucho. Pero tengo la sensación que no he hecho nada de interés y con significado.

¿Te ocurre a ti?

Si es así, somos como la mayoría personas: no sabemos distinguir ni aplicar prioridades de la forma correcta, confundimos lo urgente con lo importante y la vida transcurre a nuestro lado mientras hacemos otros planes.

He estudiado durante mucho tiempo todos los métodos de gestión del tiempo y de la efectividad personal que existen, he leído y extraido lecciones de muchos de ellos.

En este artículo recojo uno de los más significativos.

metodo eisenhower para decidir

 

En 1954 el Presidente de los Estados Unidos de América, Dwight D. Eisenhower participó en un discurso en el que pronunció la frase que resume su forma de vida y organización personal:

Tengo dos clases de problemas: los urgentes y los importantes. Los urgentes no son importantes, y los importantes nunca son urgentes.

Este “Principio de Eisenhower” se dice que resume su forma de trabajar y fue la clave de su gran éxito político y personal.

A continuación voy a explorar porqué el “Principio de decisión de Eisenhower” (también llamada “La matriz de decisión de Eisenhower”) puede ayudarme a llegar a ser la persona que quiero.

La diferencia entre urgente e importante

Las tareas urgentes

  • Son aquellas que están en la lista y que exigen atención inmediata.
  • Nos colocan en estado defensivo
  • Exigen prisa y normalmente un enfoque alto para ser realizadas
  • Las tareas urgentes se hacen en “modo estrés”
  • El no realizarlas a tiempo tiene consecuencias de tipo inmediato
  • Lo urgente suele estar relacionado con las prioridades de otros

Las tareas importantes

  • Las tareas importantes son aquellas que contribuyen a nuestra visión a largo plazo, a nuestros valores, y a nuestras metas (personales y profesionales)
  • Las tareas importantes pocas veces son también urgentes
  • Cuando nos enfocamos a las tareas importantes, estamos trabajando en un “modo tranquilo”
  • Dedicarnos a ellas aporta calma, una mente racional y abierta a oportunidades

Esta distinción es importante. El sentido común me dice “ya lo sabía”. Pero como otras tantas cientos de cosas que “ya sabía”, no la aplico para nada.

Así que es el momento de cambiarlo y de hacer algo que merezca la pena para avanzar y sentir que estoy encaminado hacia lo que de verdad me importa.

Esta propensión humana hacia confundir lo urgente con lo importante está enraizado en un hábito ancestral que todos llevamos incorporado: el instinto de supervivencia y la prioridad de los estímulos inmediatos frente a los de largo plazo.

En los tiempos de llevar taparrabos y correr cazando tigres en la selva, está claro que era más necesario. El problema es que los tiempos han cambiado -ahora usamos taparrabos Calvin Klein y seguimos corriendo en la oficina- y por ello las tareas urgentes no amenazan nuestra tranquila existencia.

Como ese instinto básico lo seguimos teniendo programado, tenemos un problema. Y por eso este gran presidente nos va a ayudar un poco.

Recibo un nivel de estímulo externo tan alto que no sorprende que sea casi imposible distinguir lo urgente de lo importante. Todo a mi alrededor tiene un cartel de “Urgente”.

Mensajes de twitter, Facebook, el maldito whatsapp (hasta mis clientes me envían mensajes al lado del texto de mi madre),1 rumores en la oficina, las urgencias de otros que influyen en las mías…

Así no se puede avanzar personalmente.

No hay espacio para el crecimiento personal.

Estamos en un permanente estado de “urgencia”.

Las consecuencias de estar ciego frente a las prioridades en la vida afectan a todos los niveles: personalmente, en mis relaciones, en el trabajo.

Afectan a corto, medio y largo plazo.
Esta falta de claridad es la que hace que los problemas de la sociedad sigan siendo prácticamente los mismos desde hace años y nada cambie.

También es el responsable de mis días de “estar quemado” y haber agotado la energía vital de la que dispongo.

La matriz de decisión de Eisenhower

El super conocido escritor Stephen Covey popularizó la Matriz de Decisión de Eisenhower en su libro “Los 7 hábitos de las personas altamente efectivas2.

En su libro, Covey utiliza una matriz de decisión para ayudar a las personas a distinguir entre lo importante y urgente. La matriz consiste en cuatro cuadrantes:

  1. Urgente / Importante
  2. No urgente / Importante
  3. Urgente / No importante
  4. No urgente / No importante

Por sencillez, en adelante me referiré a ellas como Q1, Q2, Q3 y Q4.

A continuación explico cada cuadrante y veremos dónde debemos estar si queremos aprovechar el máximo potencial y dedicarnos a lo verdaderamente significativo.

matriz de decision de eisenhower

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Cuadrante 1: Lo Urgente e Importante

En el Cuadrante 1 entran todas las tareas que son urgentes e importantes.
Una parte de ellas las podrías haber planificado, otras sin embargo ocurren de forma inesperada e imprevista.

El objetivo es planificar las tareas de este cuadrante y evitar dejarlas para el último minuto.

A parte están las que se clasifican como “problemas” o “crisis”. Aquí el mejor enfoque es planificar tiempo libre para dedicarnos a estas tareas no previstas y al mismo tiempo urgentes e importantes. Cuando llegue el momento de crisis, será necesario volver a planificar el resto de tareas alrededor.

Si tienes un montón de tareas urgentes e importantes, algo falla !

Identifica cual de ellas podrías haber previsto y tenlo en cuenta. Gestiónalas antes, de forma que no lleguen a clasificarse como “urgentes”, y pasen a otro cuadrante.

Son aquellas que requieren atención inmediata y también contribuyen a aportar a nuestras metas a largo plazo, nuestro propósito y valores vitales.

Dentro de ellas hay crisis, problemas y fechas de cumplimiento.

Aquí indico algunos ejemplos de tareas urgentes e importantes:

  • Entregar un proyecto de trabajo en una fecha límite
  • Cumplir con mis obligaciones de impuestos antes de la fecha máxima
  • Mi esposa ha tenido un accidente y debo ir al hospital
  • El coche se ha averiado y no puedo utilizarlo
  • Preparar informe semanal de seguimiento a mi jefe
  • Hay una fuga de agua en la cocina
  • Me llaman para una oferta de trabajo interesante

Por supuesto las tareas de este primer cuadrante son aquellas en las que debemos priorizar nuestro tiempo y atención.

Siempre habrán tareas urgentes e importantes, el objetivo no es tratar de que no existan, sino reducirlas de forma proactiva.

En la medida que reducimos tareas de Q1, conseguiremos enfocarnos más en las de Q2.

Cuadrante por cuadrante podemos aplicar métodos de planificación y gestión de tareas, pero ya hemos dado un gran paso: ahora sabemos cual es la prioridad.

Cuadrante 2: Lo Importante y no urgente

En el segundo cuadrante están las actividades que no tienen una fecha límite definida, no se pueden considerar como urgentes. Sin embargo son importantes en la medida que contribuyen a desarrollarnos personalmente, a contribuir a mis metas en el trabajo, a mi propósito en la vida y en mi misión como persona.

Aquí debemos incluir las tareas que contribuyen a mis planes para el futuro y para la mejora personal.

  • Estos son ejemplos de tareas importantes pero no urgentes:
  • Mi plan semanal de trabajo
  • Mi planificación a largo plazo
  • El ejercicio
  • El tiempo que paso con mi familia
  • Lecturas que me van a aportar valor
  • Escribir en mi diario
  • Meditación
  • Llevar el coche a revisión
  • Planear la cena con mi pareja
  • Trabajar en mi plan de ahorro
  • Estudiar ese informe que me podría ayudar para aprender y utilizarlo en el trabajo
  • Llamar a mi abogada para hacer seguimiento al trámite

Según indica Covey, el objetivo es pasar la mayor parte del tiempo haciendo actividades dentro del segundo cuadrante, ya que son las que proporcionan felicidad duradera, sensación de logro y éxito, nos reafirman personalmente.

Aquí están los retos que nos pueden frenar a invertir tiempo y energía en tareas del segundo cuadrante:

  • Cuando no sabes lo que es importante para ti. Cuando no tenemos claro lo que es verdaderamente importante para nosotros, o nuestras metas y valores están difusos y cambiantes, es imposible saber en qué debemos enfocarnos para conseguir esas metas, ya que no sabemos cuales son! Si es así, constantemente vemos a tender a buscar el estímulo inmediato y por tanto hacer lo que parece más urgente. Así frecuentemente estaremos trabajando para las prioridades de los demás. Si sientes que te falta tener claro tus propósitos en la vida y tus valores vitales tampoco están totalmente definidos, te sugiero que te pongas con ello (te doy una tarea importante y urgente). Esta web te va a ayudar a definirlos.
  • Tendencia a la satisfacción inmediata. Anteriormente vimos que el comportamiento humano está fuertemente inclinado hacia la satisfacción inmediata. Nuestro piloto automático va a perseguir zanahorias y de esa forma nos resulta complicado motivarnos a hacer algo si no le vemos un sentido de urgencia o una fecha límite. Para compensarlo, debemos aplicar nuestra disciplina y voluntad, recursos escasos en cantidad, y escasos en duración. La disciplina se desarrolla, es un arte que se incrementa con la suma de muchos pasos y la creación de hábitos específicos.

El desafío de las tareas del Q2
Las tareas que se encuentran dentro del segundo cuadrante no compiten por nuestra atención, no tienen fechas límite inmediatas, no vemos tampoco una satisfacción inmediata. Así que nos decimos:

“Bueno, reconozco que es importante, y ya lo haré algún día. Ahora me voy a poner con lo que es urgente ya que el día solo tiene 24 horas”

También posponemos dedicarnos a pensar en definir lo que es más importante en la vida. Por culpa de esto nos quedamos en un círculo del que no salimos, y es no parar de dedicarnos a perseguir zanahorias: las tareas inmediatas y que proporcionan una satisfacción inmediata.

Como tu y yo sabemos, ese “algún día…” nunca va a llegar. Siempre habrá una, dos o cien tareas que van a competir entre ellas más adelante.

Si te esperas a tener más espacio dentro de tu lista de tareas para dedicarte al Q2, no va a suceder. Siempre estarás igual o más ocupado que como estás ahora, y cuando más mayor seas, peor.

Para vencer la tendencia a la satisfacción inmediata que impide enfocarnos en tareas del Q2 es en necesario vivir con atención y de forma proactiva.

Qué fácil decirlo! y qué complicado hacerlo.

No puedes vivir la vida en piloto automático. Debes de una vez por todas decidir “pase lo que pase, aunque haya un diluvio o un terremoto me voy a dedicar a ellas”.

  • Meditación. Es una herramienta para crear ese espacio mental en el que lo urgente se diluye en el Todo, y las cosas adquieren la perspectiva y el peso que deben tener. Es momentáneo, podrás tener un momento de Presencia muy pequeño. Aunque sea por unos segundos, los efectos son enormes. Su práctica incrementa la efectividad y ese tiempo en el que estamos conectados a la Fuente.
  • Morning pages, o escribir en tu diario. No puedo dejar de recordar sus beneficios, leelo aquí. Casi me atrevo a llamarlo terapia.
  • Hacer un repaso semanal. Ve a tu “refugio”, ese sitio en que nada ni nadie te va a molestar. Siéntate cómodo y escribe, piensa. Repara y mira atrás.
  • Escribe tu propósito en la vida, tus valores y tus metas. Son tres niveles de enfoque. Tres perspectivas en las que todo lo que hagas se debe comparar y encajar aquí. Nadie lo debe decidir más que tu, nadie sabe lo que es importante para ti ni debe decírtelo. Define lo que es importante en tu vida antes de que otros lo hagan. Yo tengo estas tres notas guardadas en Evernote y tengo enlaces a cada una de ellas desde mi lista de tareas semanales, de forma que no me olvide de repasarlas para no perder la perspectiva.

Cuadrante 3: Lo urgente pero no importante

Las tareas del Q3 son aquellas que requieren nuestra atención (son urgentes) pero no nos ayudan para nada a cumplir nuestras metas importantes ni nuestro propósito.

Casi siempre, las tareas de Q3 son las prioridades de otros. Son interrupciones de otras personas en nuestro trabajo y nos impiden enfocarnos en lo importante.

Aquí dejo unos ejemplos de tareas del Q3:

  • Llamadas telefónicas (por supuesto, habrán llamadas importantes, pero la inmensa mayoría no lo son)
  • Notificaciones en la pantalla de Facebook, de Twitter, de Instagram, de Pinterest, de Whatsapp. Siléncialas todas! entra en la aplicación solo cuando tu quieras.
  • La mayoría de los emails ( ey, el 0.5% son urgentes e importantes)
  • Mi compañero de la oficina de al lado entra en mi despacho y me cuenta sobre la operación de senos de su vecina. Está tan emocionado que no soy capaz de decirle que se marche, y menos aún cuando comienza a mostrarme fotos del antes y del después. Esta distracción es sospechosamente urgente e importante para él, pero no debería serlo para mi. Tengo que sacarla de este cuadrante cuanto antes ( y a él de mi despacho).
  • Mi madre me llama diciéndome que no me olvide de tomarme zumos de naranja para no resfriarme.

Conclusión: el 90% del tiempo lo pasamos realizando tareas dentro del cuadrante Q3 y creyendo que estamos en el Q1 !

Confundimos lo urgente con lo importante

¿Pero porqué nos ocurre esto?
¿Porqué tenemos esta tendencia?
¿Me hicieron mal mis padres?

  • Los demás nos llenarán de tareas Q3 porque así trabajamos para ellos. Les hace sentirse importantes.
  • Son tareas medibles, tangibles, proporcionan una sensación instantánea de “he cumplido”. El cerebro segrega una sustancia llamada dopamina como recompensa y proporciona sensación de satisfacción. Esa dopamina es la que se libera cuando marcas la tarea como “completada”. En este artículo puedes ver como nos influyen los neurotransmisores en nuestro comportamiento.
  • Nuestro cerebro está diseñado así y solo mediante disciplina y los trucos mostrados en webs tan fabulosas como esta, podrás compensarlo.

Precisamente porque las tareas Q3 son importantes para los otros, ¡no pueden serlo para ti !3

¿Qué ocurre cuando nos dedicamos a hacer tareas de Q3?

  • Nos convertimos en “esa persona tan agradable”. Claro, como no íbamos a serlo si se nos da tan bien satisfacer a los demás a costa de nuestra vida. A los demás les parece genial que seamos así.
  • Igualmente en el trabajo, se nos considera “eficientes” porque satisfacemos a todos: compañeros, jefes, etc. Pero cuando llegue el momento de el ascenso a una posición de mucha responsabilidad surgirán cuestiones como “le falta mano”, “no le veo con autoridad”, “no estoy seguro si encajará”. Pocos sabrán identificar lo que te pasa, de hecho a ninguno de ellos le interesa. Pero será difícil que progreses a posiciones importantes.
  • Este es el camino de la frustración en la vida, y de la frustración con las personas. Podemos acabar viendo a los demás como una “molestia” o un incordio, porque no somos capaces de dejar de atender sus deseos.
  • ¿Como gestionar brillantemente una tarea Q3? Volviendo al tema de mi compañero, podría haberle dicho “Antonio, me apetece que me hables de tu vecina y su importante operación de senos, pero lo vemos después tomándonos unas cervezas, ¿vale? (y ahora lárgate!).” De esa forma lo paso al cuadrante Q4 incluso sin que Antonio sepa nada de Eisenhower ni de su famosísima Matriz.
  • Las tareas Q3 son las que proporcionan la sensación de “es increíble qué ocupado he estado todo el día! pero tengo la sensación que no he hecho nada!!!”. Si te ocurre con demasiada frecuencia ya sabes porqué es.
  • Ocuparnos de las tareas Q3 impide enfocarnos a lo que de verdad importa en la vida: nuestras metas y objetivos personales. De esta forma la vida pasa a tu lado mientras haces otros planes.. como decía el bueno de Lennon.
  • Frustración. Malestar. Si te sientes así de forma habitual haz un balance de todo el tiempo que la pasas en Q3. Te sorprenderás. Ocuparte de tareas de Q3 de forma masiva solo conduce a un malestar vital que se puede llegar a convertir en un hábito. Cuidado aquí ! Sé “egoísta” y vela por tus metas de Q1.

¿Cómo sacar las tareas de Q3?

pregúntate:

  • ¿Puedo delegar esta tarea?
  • ¿Puedo posponerla para mi “tiempo muerto”? Es el momento perfecto para este tipo de tareas.
  • ¿Tienes miedo de decir “no” porque crees que estás rechazando a la persona?. Recuerda: no estoy rechazando a la persona, sino a la tarea que me pide.
  • ¿Puedo hacer una reunión semanal con esa persona que me interrumpe tanto? Es la mejor forma de tratar todos los puntos con esa persona. Ahorrarás muchísimo tiempo y enfocarás mejor. Te permitirá sacar tiempo para Q1 y de Q2.

En pocas palabras. Todo se resuelve con un potente pero amable:

“Antonio, te quiero mucho pero… lárgate ! ”

Acostúmbrate a decir NO.

Cuadrante 4: Lo no urgente y no importante

Estas tareas ni son urgentes ni importantes, pertenecen a lo que comúnmente llamaríamos “tiempo muerto”. No son estresantes para nada ni contribuyen a nuestras metas, ni nos acercan a nuestro propósito. La mayoría son simplemente distracciones.

Aquí dejo unos ejemplos:

  • Navegar en internet viendo webs que no aportan nada. Por supuesto Hoy Motivación está al margen de este grupo.
  • Jugar a la PlayStation
  • Mirar las noticias del corazón en la televisión
  • Repasar las últimas fotos de mi amigo en Facebook. Si fueran importantes, me enteraría de otra forma.
  • Partidas de poker online.
  • Navegar en tiendas de ropa online
  • Observar la curvatura de nuestro ombligo

Si haces un repaso honesto, admitirás que inviertes -al igual que yo- una enorme parte del tiempo haciendo tareas Q4. Si de vez en cuando te dices “estoy perdiendo el tiempo en mi vida”, es que te estás pasando de la raya con este tipo de actividades. Es el momento de borrar tu cuenta de Facebook y otro tipo de acciones que mejorarán tu tiempo de calidad.

Lo mejor es simplemente ignorarlas o cancelarlas. Muchas también pertenecen a actividades que los demás quieren que hagas. Cuando vean que somos claros en definir nuestra frontera, dejarán de preguntarnos.

¿Debemos evitar tener tareas en Q4?

No. Y además es imposible. Todos necesitamos ese tiempo muerto.

No hay nada mejor después de un día horrible de trabajo y obligaciones que dejarnos caer en el sofá y dejar perdernos durante un rato con el show de nuestro humorista favorito. La mente lo necesita.

Lo importante es limitarlo y definirlo. Una dosis de tiempo muerto siempre es sano.

¿Qué tal un 5% al día?

Es el momento de llamar a Antonio.

Conclusión

El principio de decisión de Eisenhower -o lo que es lo mismo, la matriz de decisión de Covey- es un método muy práctico para enfocarnos en las tareas y para saber cuáles ignorar.

En los tiempos que corren y con todas las distracciones que debemos dejar de lado, este método cobra una gran importancia. El ruido que soportamos es tan grande que distinguir lo urgente de lo importante se convierte en una habilidad básica.

Aplica este principio de decisión a todos los aspectos que puedas en tu vida.

Siempre que te enfrentes a una tarea nueva pregúntate: “¿lo estoy haciendo porque es importante, o simplemente porque es urgente?”

Enfocarte en las tareas de Q1 te proporcionará una sensación de calma y de control, que contribuye a estar motivado y con energía. Sentirás que estás progresando.

El tiempo que inviertes en Q2 para planificar y organizar, te servirá para eliminar las distracciones que te impiden trabajar en Q1 plenamente. También te permitirá atacar las demandas urgentes de Q3 y disfrutar de esas cosas pequeñas de la vida que ocurren en Q4, pero sabiendo que ya has hecho lo que debías.

Convirtiendo las tareas Q2 como tu prioridad -aunque haya urgencias, distracciones e imprevistos alrededor- tendrás los recursos de energía llenos para actuar de forma positiva, en lugar de reaccionar a la defensiva.

Cuando utilices este método, podrás saber qué es realmente urgente y al mismo tiempo priorizar tu vida de acuerdo a tus principios y objetivos a largo plazo.

Para poder usar esta herramienta debes clasificar las tareas en estas cuatro categorías:

  1. Importante y Urgente
  2. Importante y no urgente
  3. no importante pero Urgente
  4. no urgente y no importante

Una vez que las tengas clasificadas, programa tus tareas basadas en su importancia y urgencia.

¿Cómo lo hago yo?

Yo utilizo el sistema GTD de David Allen, que es sin duda el mejor sistema de planificación personal y profesional que existe.4. Lo aplico todo en un gestor de tareas llamado Omnifocus. Dentro del sistema GTD existen los “Contextos”. Los contextos que yo utilizo son precisamente cada uno de los 4 cuadrantes, asignándolos a cada tarea.5

Herramientas que te pueden ayudar

  1. Imprime o guarda en favoritos la foto con los cuatro cuadrantes que tienes en este artículo
  2. Utiliza algun gestor de tareas en tu laptop + teléfono. Hay decenas. Yo recomiendo las que implementan GTD. En concreto, yo utilizo la aplicación Omnifocus en mi Mac, iPhone y iPad. Es un potente gestor de tareas que implementa GTD. Después de un tiempo utilizándolo está de lejos por delante de otros muchos sistemas que he usado. Encuentra la herramienta de gestión de tareas que mejor se adapte a ti.

Gestores de tareas que he usado, en orden de importancia:

  1. Omnifocus. Solo para Mac. Es la mas completa.
  2. Todoist. Buenas críticas pero no la he probado.
  3. Any.do. Buenas críticas pero no la he probado.
  4. Wunderlist. Bastante popular, no la he usado pero parece simple y efectiva.
  5. Fantastical. Enfocado al calendario.

Aplica estos principios para que la vida no pase a tu lado sin que te des cuenta.

 

Notas
  1. Notificaciones en el teléfono: apagadas! todas ellas. Ya no más distracciones. Ahora si quiero saber si alguien me ha escrito, tengo que entrar. No hay aviso. Qué gran alivio []
  2. A pesar de tener la etiqueta de bestseller y oler a “comercial”, el libro es muy recomendable y aporta bastante. []
  3. Salvo que coincidan sus metas con las tuyas, lo cual no es imposible, pero improbable ya que se trata de dos personas distintas []
  4. Por cierto, David Allen acaba de publicar su libro “Getting Things Done” en la versión 2015. []
  5. Hay varias formas de entender y aplicar los contextos, aquí hay una que se enfoca en nuestros niveles de energía. []