Ayer tuve una reunión importante de trabajo. En mi empresa tratamos de cerrar un contrato enorme que supondría un antes y un después de la industria a la que me dedico. Eramos tres personas de mi empresa y dos del otro lado. Cuando ocurren situaciones en las que tenemos que dar de nosotros mismos más de lo estandard, intento hacer un ejercicio y repasar todos estos puntos que nos pueden sacar de muchos apuros. Estos consejos son aplicables a cualquier situación en la que haga falta vencer el miedo a las reuniones o entrevistas importantes.

7 consejos para vencer el miedo a las reuniones

1. Conocer a las personas que tendremos delante

Conocer detalles acerca de la posición y forma de pensar, la motivación de la persona que tenemos enfrente de nosotros es clave para orientar desde nuestra forma de expresarnos hasta la forma de presentar el contenido.

Ayer me encontré con dos personas de las cuales conocía a una por teléfono, y me ayudó muchísimo haberme dado cuenta de la importancia que daba a los detalles a la puntualidad y a la presentación, factores que para otras personas puede que no sean tan importantes.

La otra persona que teníamos delante era imprevisible, inteligente y agudo. Iba a ser la pieza clave.

Al menos estaba preparado para conocer suficiente a una de las personas, también estudié todo lo que pude acerca de la empresa. Hay poco que no se pueda encontrar en internet.

comillasLas grandes mentes discuten ideas, las mentes medias discuten hechos, y las mentes pequeñas discuten sobre personas. Eleanor Roosevelt

2. La preparación lo es todo

La preparacion lo es todo, es imposible sentirse seguro hablando de algo que uno no domina.

El reto al que me enfrentaba ayer era la falta de tiempo. Hubo que preparar una gran parte de documentación en un tiempo record, no todo estaba atado, sabía que había puntos en los que se podría descubrir una debilidad.

Como en este caso, puede haber un factor que haga no poder tenerlo todo preparado al 100%, pero lo que siempre funciona es que el resultado final siempre es mejor cuando se hemos llevado todo preparado al máximo posible.

Dentro de las circunstancias, tiempo, espacio, medios y todas las limitaciones, prepara todo al máximo con los medios que dispones.

comillasPodrás encontrar muchas derrotas, pero no debes sentirte derrotado. De hecho, es necesario que te golpeen esas derrotas para que puedas ver realmente de qué estás hecho, quién eres, de lo que eres capaz de alzarte, de que totalmente puedes salir de ahí. Maya Angelou

3. Improvisar como último recurso

Este es un recurso complicado, hay que dejarlo muy detrás de las prioridades. La preparación siempre está por delante de la improvisación. Sin embargo, hay que prever que en el transcurso de una reunión complicada van a llegar momentos en los que hay que salir del paso, sin preparación, sin recursos.

Jamás recurras a la memoria para improvisar, usa la lógica y la razón. Si intentas improvisar usando la memoria de algo que has querido traer preparado, es muy probable que los demás se den cuenta de ello.

Se puede ser honesto cuando no hay salida. Nos ocurrió algo curioso. Uno de los puntos débiles de nuestra presentación quedó en evidencia.

El oponente al que no conocía se dio cuenta, en nuestra respuesta no cabía opción para improvisar, tomamos la vía de la honestidad. Reconocimos nuestro error.

Gracias a esto conseguimos subir puntos de confianza frente al adversario: al reconocer nuestro error automáticamente validamos como correcto lo dicho anteriormente.

comillasHacen falta dos partes para llegar a un acuerdo, dos partes para negociar, y dos partes para hacerlo mal. Gary Bettman

4. La actitud de equilibrio

¿Actuar con demasiada agresividad y empuje ayuda para convencer al contrario?

¿Es mejor tener una actitud relajada y pasiva?

Actuar con arrogancia es equivocado. Pone en estado de alerta al adversario, y complica el acuerdo final de los puntos que se podrían negociar. La prepotencia incluso en una clara posición de fuerza es algo a evitar totalmente.

Es mejor siempre hablar desde el conocimiento, con voluntad de explicar y razonar en lugar de creer que no es necesario aclarar puntos porque el otro ya debería saberlo…

Actuar con cordialidad, pero sabiendo que guardamos como as en la manga el actuar con contundencia única y exclusivamente en aquellos momentos que sea necesario.

Ser duro está bien únicamente en momentos muy puntuales, lo reservamos sabiamente para cuando sea necesaria defender una postura o decir un no rotundo.

5. Cuidar la posición corporal

Hay un hecho fundamental: no podemos controlar nuestras emociones fácilmente, pero si podemos controlar nuestras acciones.

Las acciones modelan a su vez nuestras emociones, por ello podemos adoptar las posiciones corporales que nos incitan a la acción, a dar lo mejor de nosotros mismos.

Evita echarte en la silla hacia atrás, no cruces las piernas en actitud de completo relax. Apoya las manos en la mesa, adelanta tu cuerpo e inclina la espalda hacia delante. Así muestras que estás presente, cercano, alerta.

Es increíble pero la posición de nuestro cuerpo influye poderosamente en nosotros mismos: en cómo respondemos y cómo nos enfrentamos a la situación. Ademas de esto, nuestra posición influye en los demás de forma potente.

comillasAprender a negociar y mantener a ambas partes contentas -ya sea para un contrato multimillonario o para decidir que programa ver en TV- es lo que determina la calidad de gozo de nuestras vidas. Leigh Steinberg

6. Usar medios visuales

Utilizar una pizarra para escribir ideas y dibujar esquemas es una potentísima herramienta para ordenar ideas y hacer que los otros enfoquen toda su atención en lo que estamos tratando de expresar.

No solo sirve para captar la atención de los otros, sino para ordenar nuestras propias ideas.

Utiliza medios visuales todo lo que puedas para comunicarte y captar toda la atención de manera instantánea.

Ayer comprobé cómo es de efectivo en un punto que se estancar y parece no avanzar, cuando simplemente alguien toma la acción y comienza a hacer un esquema de lo que se está tratando de acordar. El resultado del esquema sirve para hacer que instantáneamente todos visualicen y acuerden lo que se ha dicho, y permite enfocar la atención en el aspecto puntual que queremos comunicar.

7. Negociar es un arte: practica en el día a día

La negociación formará parte de un artículo más extenso, pero aquí damos unos puntos claves:

Cuando la negociación es tensa, alguna de las dos partes deben lanzar una concesión para desbloquear.

Si eres tu quien lo inicia, no ofrezcas tu brazo, pero si debes dar una primera concesión.

Si el adversario responde negativamente es señal de que debes de parar ahí y cerrar esa vía.

Recuerda lo que concedes y lo que te conceden y juega con ello.

No hace falta acudir a reuniones para negociar. Negociamos todos los días, sobre todo con nuestra pareja :-)

La mejor forma de vencer el miedo a las reuniones y situaciones similares es practicar en todas las circunstancias que puedas.

comillasLos muros de ladrillo están ahí por una razón. Esos muros no están para impedirnos el paso, sino para que nos demos cuenta de lo mucho que queremos conseguir algo. Gracias a los muros, paran a la gente que no quiere algo lo suficiente. Están ahí para parar a otros. Randy Pausch