El email es una de las mayores distracciones e insatisfacciones de nuestro trabajo. Es el momento de tomar el control de nuestra vida diaria y enfrentarnos a una de nuestras mayores ataduras.

Siempre he echado en falta una formación acerca de cómo organizar nuestro trabajo alrededor del email. Nos pasamos más del 70% de nuestro tiempo de trabajo leyendo, clasificando en carpetas, borrando y respondiendo emails, tanto en el trabajo como fuera de él.

Casi toda nuestra jornada laboral se basa en ello y aun así yo no he tenido una guía clara de cómo gestionarlo de una forma eficiente. O mejor dicho, como poner el email a nuestro servicio en lugar de que él me controle a mi.

Creo que muy pocas personas conocen exactamente las formas para optimizar el tiempo de trabajo y la gestión del email.

Este método es muy simple (como la mayoría de los que funcionan) y gratuito. Está basado en el libro “The Charge (Recárgate)” de Brendon Burchard, uno de los gurús actuales en temas de productividad personal. Visita el link con el resumen que hicimos en Hoy Motivación.

Lo que he comprobado al usar este método, es que el nivel de satisfacción y control se multiplica de forma radical. No cuesta nada hacerlo salvo una disciplina inicial. Los resultados son tan espectaculares que ni siquiera vamos a volver atrás una vez hecho.

Partimos de la premisa de que la sensación de control y realización personal es una de las variables que nos acercan al éxito y nos proporcionan satisfacción inmediata y también duradera.

 

Como ser mas productivo en 8 pasos

1. Hacer una Hoja de Planificación Diaria

Al empezar cada día en la mañana usar algo tan simple como una hoja de papel y escribir tres apartados. Si, un simple papel al que llamaremos nuestra Hoja de Planificación Diaria.

Dividimos esa hoja en tres partes: Proyectos, Personas y Prioridades.

Proyectos

Enuncia los tres principales proyectos que estamos persiguiendo.

Debajo de cada uno, deja un hueco en el que debes listar 5 actividades que necesitas para avanzar en cada proyecto.

Personas

Durante el día vamos a necesitar a las personas en dos facetas:

  • Las personas que busco:  son las personas a las que necesito hoy para hablar con ellas pase lo que pase
  • Las personas que espero: son las personas de las que tengo pendiente su respuesta y necesito el resultado hoy para avanzar

Prioridades

Las tareas que debo completar hoy, pase lo que pase.

Son las tareas urgentes e importantes que debo hacer HOY y antes de abrir el email para no perder el control de mi agenda.

A continuación a explicamos cada una de ellas en su contexto.

2. No sucumbir al “Modo Bombero”

Dos consejos importantes:

  • Nunca abrir el email al empezar el día
  • Nunca abrir el email al llegar al trabajo

Si lo haces, pasas al “Modo Bombero” en el que sucumbes a perder el control y comenzar a apagar fuegos.

En este modo de trabajo, dejamos que las circunstancias y los otros tomen el control de nuestra agenda.

Nuestra productividad se evapora en este estado, y nos crea una sensación de malestar e insatisfacción que nos llevaremos a casa.

3. Entrar en “Modo Estrategia”

Ahora estamos en el Modo Estrategia: no hemos abierto el email al llegar al trabajo y tenemos nuestra Hoja de Planificación Diaria enfrente de nosotros.

  • Usa las primeras filas de la Hoja de Planificación y establece los tres proyectos como hemos explicado arriba
  • Dentro de cada uno de los 3 proyectos, añade los 3-5 tareas que debes completar hoy para acercarte a los objetivos de cada proyecto

En el modo Estrategia piensas en grande y Visualizas + Defines los Objetivos del día y las 5 tareas que has decidido tomar para cada proyecto.

4. Entrar en “Modo Operaciones” : Las PERSONAS

Escribir exactamente a quién debes ver hoy.

Debes separar en dos partes:

  • Las personas a las que quieres buscar para pedir algo
  • Las personas a las que debes perseguir porque ya tienes algo pendiente con ellas

5. Entrar en “Modo Operaciones” : Las PRIORIDADES

Hay que escribir lo que debemos conseguir como una tarea completada en el día de hoy, pase lo que pase.

En este punto ya has completado la Hoja de Planificación Diaria.

6. ABRE el email

  • Busca SOLO los emails de la gente que has definido que necesitas una información (las mismas que has escrito en la sección de personas “pendientes”.
  • Lee y responde a esos emails únicamente
  • Manda todos los emails que necesites de las personas de las que necesitas algo (salvo que ya las tengas respondidas en la bandeja de entrada)

Para estos dos pasos, el tiempo máximo debería de ser entre 20 y 40 minutos máximo.

7. CIERRA el email

Ahora CIERRA la aplicación del email completamente.

No debes de volver a verla hasta el final del día cuando hayas completado la siguiente acción, la más importante.

8. ¿Qué hacer con el email apagado?

Respuesta: TRABAJAR, ser PRODUCTIVO

Tienes definidas en la hoja de planificación todas las prioridades que debes de hacer en el día.

Persíguelas:

  • Contacta con las personas
  • Haz las llamadas, reuniones y todo lo que haga falta
  • El objetivo del resto del día es dejar cerrados tus objetivos diarios (GET THINGS DONE)

Conclusiones

Esto marca una diferencia enorme de resultados y productividad.

El enfoque pasa a ser tus prioridades y tu agenda.

Si has acabado, todavía no abras de nuevo el email.

Pregúntate: “¿hay alguna tarea que debo hacer hoy para acercarme a los objetivos de alguno de mis proyectos?”

Toma la Hoja de Planificación diaria y añade en los objetivos de proyectos si hace falta.

Lo más complicado: tomar el control y dejar de estar chequeando el email todo el día.

El objetivo es pasar la mayor parte del día completando las prioridades y definiendo los objetivos (y adaptándolos a la realidad).

El cumplir todo esto nos hace sentirnos de nuevo con el control de nuestra vida y trabajo, y la consecuencia es que nos sentimos con más optimismo y sensación de satisfacción personal.

Llevo tiempo haciéndolo y la sensación de controlar mi día y mi trabajo ha tenido una mejora importante. Además de eso, esa sensación se extiende a más allá del ámbito laboral.

Esos cambios me hacen sentir mejor fuera del trabajo y eliminan la sensación de malestar que muchas veces he tenido cuando el día pasa sin que me de cuenta, y sin la sensación de haber hecho nada.

Photo Credit: Nina Matthews Photography via Compfight cc